Процесс контроля проекта и его составляющие

Тема 9. Контроль проекта

План:

1)Суть контроля проекта;

2)Процесс контроля проекта и его составляющие;

3)Система контроля проекта.

Суть контроля проекта

В проекте может появиться огромное число конфигураций и отклонений. Задачка менеджера состоит в своевременном выявлении возможных (либо уже случившихся) отклонений, их анализе, также принятии решений по минимизации (либо ликвидации) последствий этих отклонений.

Обеспечивая контроль проекта Процесс контроля проекта и его составляющие, менеджер должен решить две большие задачки:

1) организовать оперативный мониторинг и сбор отчетности о ходе выполнения проекта;

2) выстроить систему перепланирования проекта, реализации подкорректирующих воздействий и управления переменами в проекте.

В согласовании с этими задачками можно выделить главные функции контроля проекта:

1) учетная – обеспечение менеджера проекта животрепещущей информацией о фактическом ходе Процесс контроля проекта и его составляющие проекта и его текущем состоянии (этому содействует решение первой задачки);

2) корректирующая и прогнозная – предоставление менеджеру инструментов для внесения конфигураций в проект и пересчета его главных характеристик.

Более детализированный перечень задач контроля проекта может включать:

1) анализ текущего состояния проекта и отклонений относительно базисных характеристик;

2) анализ обстоятельств, вызывающих отличия в проекте;

3) прогнозирование Процесс контроля проекта и его составляющие грядущего состояния проекта и его главных характеристик (сроков, цены, заслуги целей, свойства и т.п.);

4) сбор и обработку запросов на конфигурации;

5) анализ последствий отклонений в проекте;

6) подготовку рекомендуемых подкорректирующих воздействий для ликвидации ненужных отклонений характеристик проекта;

7) принятие решений о регулирующих воздействиях и вносимых конфигурациях в проект;

8) анализ и документирование Процесс контроля проекта и его составляющие внесенных конфигураций.


Нередко процессы координации и контроля проекта ставят рядом и считают их схожими. Эти процессы вправду тесновато взаимосвязаны, но координация проекта – это не его контроль (невзирая на то, что процессы координации содержат некие элементы контроля, для обеспечения настоящего и действенного мониторинга работ, своевременного выявления отклонений Процесс контроля проекта и его составляющие от плановых характеристик менеджер проекта выстраивает систему контроля собственного проекта).

Контроль– это процесс, в процессе которого осуществляются сопоставление фактического выполнения проекта с запланированным, анализ отклонений, прогноз их воздействия на конечные результаты также оценка вероятных подкорректирующих действий.

Процессы мониторинга и контроля производятся в целях измерения и мониторинга выполнения проекта, чтоб в случае Процесс контроля проекта и его составляющие необходимости можно было прибегнуть к корректирующим действиям для управления исполнением проекта (либо его фазы).

Таким макаром, процессы контроля проекта производятся менеджером проекта, чтоб вовремя выявлять возникающие отличия реального хода проекта от планового и заносить нужные конфигурации.


Процесс контроля проекта и его составляющие

В общем виде процессы мониторинга и контроля проекта Процесс контроля проекта и его составляющие представлены на рисунке 1.

Набросок 1 – Процессы контроля проекта

Разглядим подробнее данные процессы.

Сбор отчетности и запросов на конфигурации

Для принятия решений о ходе выполнения проекта нужна информация (в т.ч. нужно осознавать текущее состояние проекта, статус выполнения работ, наличие необходимости в конфигурациях плана).

Целью процесса сбора отчетности и запросов на конфигурации является Процесс контроля проекта и его составляющие обеспечение команды управления проектом оперативной, полной и достоверной информацией о состоянии проекта, выполнении работ проекта, имеющихся отклонениях, также об конфигурациях, которые нужно внести в проект.

Задачка менеджера проекта – найти периодичность отчетности, формы и шаблоны отчетов, также организовать процесс их постоянного сбора.

Для разных заинтересованных сторон проекта могут составляться разные отчеты Процесс контроля проекта и его составляющие зависимо от их информационных потребностей. Периодичность подготовки отчетов также должна быть различной.


Запросы на конфигурации являются выходами процесса управления переменами и должны содержать всю информацию, нужную для принятия обоснованного решения по предлагаемому изменению.

Результаты процесса

Результатом процесса сбора отчетности и запросов на конфигурации является обеспеченность команды проекта всей нужной информацией Процесс контроля проекта и его составляющие для принятия управленческих решений (в процессе мониторинга и контроля хода работ проекта).

Мониторинг и контроль хода работ

Целью процесса мониторинга и контроля хода работ является обеспечение осознания текущего состояния проекта на базе фактической инфы, получаемой от исполнителей, своевременного планирования и подготовки нужных подкорректирующих воздействий, также выполнения этих воздействий для уменьшения отклонений Процесс контроля проекта и его составляющие проекта от плана.

Мониторинг и контроль хода работ – итеративный процесс, выполняемый часто и систематически в процессе проекта (непрерывный мониторинг позволяет команде выявить элементы проекта, требующие дополнительного внимания, и организовать воздействие на их). Нужной входной информацией для обеспечения эффективности этого процесса является информация, получаемая в процессе процессов Процесс контроля проекта и его составляющие контроля главных плановых характеристик проекта: сроков, цены, свойства и т.п. (см. набросок 1).

Главные задачки мониторинга и контроля хода работ представлены на рисунке 2.

Набросок 2 – Задачки мониторинга и контроля хода работ


Процесс мониторинга и контроля хода работ впрямую связан с процессом сбора отчетности и запросов на конфигурации. На базе инфы, содержащейся в Процесс контроля проекта и его составляющие отчетах о ходе выполнения и запросах на конфигурации, менеджер делает выводы о текущем состоянии проекта, имеющихся тенденциях и трендах, о необходимости вмешательства в ход проекта либо отсутствии такой.

Результаты процесса

Плодами процесса мониторинга и контроля являются корректировка и адаптация планов проекта в согласовании с фактическими данными о ходе проекта, минимизация отклонений фактических Процесс контроля проекта и его составляющие характеристик проекта от плановых характеристик и, по мере надобности, – своевременное воздействие на проект со стороны менеджера и команды проекта.

Управление переменами

В проекте безизбежно появляются конфигурации (это связано как с вероятными ошибками планирования, так и с возникающими рисками, и с переменами наружной среды проекта).

Задачка менеджера проекта заключается не Процесс контроля проекта и его составляющие в предупреждении конфигураций, а в организации процесса контролируемого управления переменами.

Целью процесса управления переменами является выявление, документирование и анализ предлагаемых конфигураций, также своевременное принятие обоснованных решений по возникающим в проекте отклонениям и изменениям.

Каждое возможное изменение должно быть оформлено в виде запроса на изменение.

Зачинатель конфигурации тщательно Процесс контроля проекта и его составляющие обрисовывает в запросе суть предлагаемого конфигурации и его предпосылки. После чего предлагаемое изменение подвергается всестороннему анализу. Менеджер проекта обрисовывает воздействие предлагаемого конфигурации на проект, также на программку, в состав которой он заходит.

Зависимо от трудности и значимости конфигурации, процедура управления переменами должна полагать несколько уровней принятия решений по изменениям:

1) уровень менеджера Процесс контроля проекта и его составляющие проекта;

2) уровень куратора проекта;

3) уровень профессионалов (аналитики, инженеры, многофункциональные спецы);

4) уровень лиц, принимающих решения (заказчик, инвестор и т.п.).

В большинстве случаев в проекте выстраивается трехуровневая система принятия решений по изменениям:

1) Конфигурации, не действующие на главные характеристики базисного плана проекта (сроки, цена, ресурсные потребности и т.п.), обычно Процесс контроля проекта и его составляющие находятся в ведении менеджера

проекта. Он может принимать либо отклонять их;

2) Принятие решений по изменениям, ведущим к маленьким отклонениям от характеристик базисного плана, может быть делегировано куратору либо спонсору проекта (что считать маленьким отклонением, нужно обрисовать в регламентной документации, лучше определив его численные характеристики);

3) Значимые конфигурации, выходящие за границы Процесс контроля проекта и его составляющие зоны ответственности куратора либо спонсора проекта, обычно передаются на самый высочайший уровень лиц, принимающих решения (обычно, это конфигурации, действующие на цели проекта, а как следует, ведущие к пересмотру содержания проекта).

Рекомендуется найти систему ценностей конфигураций для ранжирования их по срочности и значимости.

К примеру,

В процессе реализации проекта должно быть Процесс контроля проекта и его составляющие заказано и сделано особое оборудование на заводе. Срок производства – 4 месяца. Внезапно вскрывается факт, что это неверная информация. Срок производства оборудования – 6 месяцев. Нужно на 2 месяца ранее заказать оборудование и на 2 месяца ранее оплатить его.

Если это можно сделать в рамках утвержденного бюджета, т.е. просто перепланировать работы по заказу и оплате оборудования Процесс контроля проекта и его составляющие, то в данном случае обычно решения по изменению воспринимает менеджер проекта.

Если время уже упущено и изготовка за 6 месяцев сорвет сроки работ по монтажу и наладке, то придется заказывать срочное изготовка. Срочное изготовка на заводе приведет к повышению цены заказа на 20%. Такое решение принять менеджер проекта не Процесс контроля проекта и его составляющие может, так как оно изменяет базисный бюджет проекта. Его необходимо передать на уровень куратора проекта (а время от времени и выше).

Если же задержка так критична, что придется заказывать другое оборудование (или поменять завод-изготовитель, или заносить конфигурации в проектную документацию), то в большинстве случаев изменение передается на самый Процесс контроля проекта и его составляющие высочайший уровень принятия решений: заказчику, инвестору либо управляющему комитету проекта.

На всех уровнях принятия решений по каждому изменению может быть определено и зафиксировано одно из последующих действий:

1) принять;

2) отклонить;

3) отложить (на определенное время, до пришествия неких событий; на неопределенное время);

4) оценить (в случае нехватки инфы для принятия решения Процесс контроля проекта и его составляющие);

5) эскалировать (передать на более высочайший уровень управления – в случае отсутствия у профессионала возможностей на перечисленные решения).

Хоть какое из принимаемых решений документируется в соответственной графе запроса на изменение.

Назначается ответственный за изменение, который делает все нужные деяния по реализации конфигурации. По мере надобности он заносит конфигурации в проектные документы.

Результаты реализации Процесс контроля проекта и его составляющие конфигурации фиксируются в запросе на изменение, который потом поступает в архив проекта.

Оборотная связь процесса

Заполненные запросы на конфигурации являются входной информацией для процесса сбора отчетности и запросов на конфигурации. В предстоящем принятые решения по изменению реализуются в процессе процесса мониторинга и контроля хода работ проекта.

Результаты процесса

Результатом Процесс контроля проекта и его составляющие процесса управления переменами является отсутствие в проекте безосновательных конфигураций, не подвергнутых настоящему анализу и рассмотрению или принятых и реализованных лицами, не имеющими на это права.

В процессе процесса формируется архив запросов на конфигурации, в каком хранится информация как об отклоненных, так и о реализованных конфигурациях.

Контроль содержания проекта

Целью процесса контроля содержания является Процесс контроля проекта и его составляющие определение степени соответствия практически достигнутых результатов характеристикам содержания, которые были определены в процессе планирования, своевременное выявление и предотвращение возникновения отклонений в содержании проекта, также устранение схожих отклонений.

Основными задачками контроля содержания являются:

1) определение текущего состояния продукта (содержания) проекта;

2) сопоставление текущего состояния выполнения комплекса работ с плановым;

3) прогнозирование предстоящего хода Процесс контроля проекта и его составляющие выполнения комплекса работ;

4) выполнение подкорректирующих воздействий на содержание;

5) изменение планов, процессов и процедур для предотвращения вероятных последующих отклонений содержания проекта.

Процесс контроля содержания должен быть интегрирован в общую систему контроля проекта.

Оборотная связь процесса

Процесс контроля содержания плотно сплетен с процессами сбора отчетности и управления переменами. Отчеты о Процесс контроля проекта и его составляющие выполнении содержания проекта и запросы на изменение содержания являются входной информацией для процесса сбора отчетности и управления переменами. Они обеспечивают команду управления проектом нужной информацией для воплощения мониторинга и контроля хода выполнения работ проекта.

Результаты процесса

Плодами процесса контроля содержания являются выполнение работ проекта в согласовании с плановыми показателями, минимизация отклонений Процесс контроля проекта и его составляющие содержания проекта, отсутствие неуправляемых отклонений комплекса работ проекта от планового, также своевременное и действенное устранение обстоятельств и последствий появившихся отклонений.

Контроль сроков проекта

Целью процесса контроля сроков является определение степени соответствия фактических сроков выполнения шагов и работ проекта плановым, своевременное выявление и предотвращение возникновения отклонений по срокам, также предупреждение и устранение Процесс контроля проекта и его составляющие задержек выполнения проекта.

Основными задачками контроля сроков являются:

1) сбор инфы о фактических сроках выполнения работ;

2) сопоставление фактических сроков выполнения работ с базисными;

3) прогнозирование сроков выполнения будущих работ проекта;

4) выполнение подкорректирующих воздействий для уменьшения задержек сроков;

5) изменение планов, процессов и процедур для предотвращения вероятных последующих отклонений проекта по срокам.

Процесс Процесс контроля проекта и его составляющие контроля сроков должен быть интегрирован в общую систему контроля проекта.

Оборотная связь процесса

Процесс контроля сроков впрямую связан с процессами сбора отчетности и управления переменами. Отчеты о соблюдении временных характеристик и ограничений проекта, также запросы на конфигурации являются входной информацией для процесса сбора отчетности и управления переменами. Они Процесс контроля проекта и его составляющие обеспечивают команду управления проектом нужной информацией для воплощения мониторинга и контроля хода выполнения работ проекта.

Результаты процесса

Плодами процесса контроля сроков являются установление соответствия сроков выполнения работ и шагов проекта плановым показателям, минимизация количества срывов сроков, отсутствие неуправляемых отставаний, также своевременное и действенное устранение обстоятельств и последствий появившихся задержек.


Контроль цены Процесс контроля проекта и его составляющие проекта

Целью процесса контроля цены проекта является определение степени соответствия практически затраченных денег на выполнение работ проекта плановым затратам, зафиксированным в бюджете проекта, своевременное выявление и предотвращение возникновения отклонений по цены, также предупреждение и устранение обстоятельств и последствий конфигурации стоимостных характеристик проекта.

Основными задачками контроля цены проекта являются:

1) сбор инфы о Процесс контроля проекта и его составляющие фактических издержек на выполнение работ;

2) сопоставление фактических издержек на выполнение работ с базисными;

3) прогнозирование цены будущих работ проекта на базе имеющейся фактической инфы;

4) выполнение подкорректирующих воздействий на проект для уменьшения отклонений по цены;

5) изменение планов, процессов и процедур для предотвращения вероятных последующих отклонений бюджета проекта.

Процесс Процесс контроля проекта и его составляющие контроля цены должен быть интегрирован в общую систему контроля проекта.

Оборотная связь процесса

Процесс контроля цены связан с процессами сбора отчетности и управления переменами. Денежные отчеты по проекту и запросы на внесение конфигураций в бюджет – принципиальная информация для процесса сбора отчетности и управления переменами. Они обеспечивают команду управления проектом данными Процесс контроля проекта и его составляющие для воплощения мониторинга и контроля хода выполнения работ проекта.

Результаты процесса

Плодами процесса контроля цены проекта являются оценка степени соответствия характеристик фактической цены работ проекта плановым, минимизация величины превышения бюджета проекта, отсутствие неуправляемых удорожаний работ, также своевременное и действенное устранение обстоятельств и последствий появившихся отклонений в бюджете проекта.

Контроль персонала и ресурсов

Целью процесса Процесс контроля проекта и его составляющие контроля персонала и ресурсов является определение степени обеспеченности проекта персоналом и ресурсами для своевременного выполнения работ, оперативное выявление и предотвращение ситуаций нехватки персонала и ресурсов, также предупреждение и устранение обстоятельств и последствий ресурсных конфликтов.


Основными задачками контроля персонала и ресурсов являются:

1) сбор инфы о фактических трудозатратах Процесс контроля проекта и его составляющие исполнителей и расходовании ресурсов на выполнение работ;

2) анализ эффективности использования ресурсов;

3) сопоставление фактических издержек ресурсов всех типов на выполнение работ с утвержденными ресурсными планами;

4) прогнозирование будущих ресурсных издержек на базе имеющейся фактической инфы;

5) выполнение подкорректирующих воздействий для понижения перерасхода ресурсов;

6) изменение планов, процессов и процедур для предотвращения вероятных последующих ресурсных конфликтов Процесс контроля проекта и его составляющие и ситуаций перерасхода.

Процесс контроля персонала и ресурсов должен быть интегрирован в общую систему контроля проекта.

Оборотная связь процесса

Процесс контроля персонала и ресурсов прямо связан с процессами сбора отчетности и управления переменами. Ресурсные отчеты по проекту и запросы на внесение конфигураций в ресурсный план – начальная информация для процесса сбора Процесс контроля проекта и его составляющие отчетности и управления переменами. Они обеспечивают команду управления проектом данными для воплощения мониторинга и контроля хода выполнения работ проекта.

Результаты процесса

Плодами процесса контроля персонала и ресурсов проекта являются анализ соответствия характеристик фактического расходования ресурсов плановым, минимизация отклонений в графике расходования ресурсов, также своевременное и действенное устранение обстоятельств Процесс контроля проекта и его составляющие и последствий появившихся отклонений в ресурсном плане проекта.

Контроль рисков проекта

Число рисков в проекте, их цена и возможность меняются в процессе выполнения проекта.

Целью процесса контроля рисков проекта является обеспечение точности выполнения плана реагирования на их и эффективности антирисковых мероприятий, своевременное выявление необходимости внесения конфигураций в план реагирования на Процесс контроля проекта и его составляющие опасности, также идентификация вновь показавшихся и прогнозирование вторичных и/либо связанных рисков.

Процесс контроля рисков должен производиться часто в течение всего актуального цикла проекта.

Основная задачка процесса – это оценка эффективности антирисковых мероприятий и своевременное изменение плана работы с рисками (по мере надобности).


Для этого могут применяться разные способы и технологии Процесс контроля проекта и его составляющие:

1) пересмотр рисков – повторное рассмотрение:

- рисков, которые оказались недостаточно корректно поняты либо описаны;

- рисков, которые появились вновь (или появились как следствие пришествия других рисков).

Время от времени предпосылкой пришествия риска является реагирование на другой риск. Подобные опасности тоже должны быть выявлены.

К примеру,

Проект реализуется в стране с нестабильной экономикой Процесс контроля проекта и его составляющие. А именно, в последние годы наблюдаются значимые колебания курса государственной валюты.

Юристами компании-заказчика было принято решение о заключении договора с фиксированной ценой (без способности возмещения каких-то издержек, если во время выполнения проекта появились опасности, увеличивающие издержки подрядчика) заместо обыденного в таких случаях договора с возмещением издержек. Преследуемая Процесс контроля проекта и его составляющие цель – понижение рисков превышения бюджета из-за инфляции и конфигурации денежного курса.

Следствием этого решения может стать возникновение новых рисков.

Во-1-х, сейчас более возможно, что исполнитель завысит цена проекта для минимизации собственных денежных рисков.

Во-2-х, возрос риск понижения свойства выполнения работ исполнителями из-за использования более дешевеньких материалов и Процесс контроля проекта и его составляющие девайсов, так как для выполнения проекта с установленной нормой прибыли в критериях конфигурации денежного курса нужно каким-то образом снижать издержки.

2) аудит реагирования на опасности – проверка эффективности планов реагирования, утвержденных для работы с рисками (т.к. планы могут устареть, возможно окажутся неэффективными в изменившихся критериях, а возможно окажутся просто Процесс контроля проекта и его составляющие неправильными); неэффективные планы реагирования должны быть изменены;

3) анализ трендов (тенденций) – выявление закономерностей в возникновении рисков, логических зависимостей меж рисками, связей меж реагированием на опасности и степенью их воздействий на проект и т.п. Обнаружение схожих явлений, план реагирования на их также могут быть изменены.

Пример

Команда проекта выявила Процесс контроля проекта и его составляющие риск поломки хрупкого оборудования в процессе транспортировки. Для минимизации риска заказана и применена особая упаковка.

Четыре партии оборудования, доставленные по стальной дороге, прибыли без поломок. Но в 2-ух партиях, прибывших авто транспортом, обнаружены 6 сломанных изделий (два в первой и четыре во 2-ой партии).

Менеджер проекта воспринимает решение поменять Процесс контроля проекта и его составляющие план реагирования на риск. Кроме внедрения специальной упаковки необходимо учитывать, что данный вид оборудования будет поставляться только по стальной дороге.


Оборотная связь процесса

Процесс контроля рисков производится в тесноватой связи с процессами сбора отчетности и управления переменами. Отчеты о выполнении планов реагирования на их, запросы на конфигурации, предложения по выполнению подкорректирующих Процесс контроля проекта и его составляющие воздействий поступают на вход процессов сбора отчетности и управления переменами. Они обеспечивают команду управления проектом данными для воплощения мониторинга и контроля хода выполнения работ проекта.

Результаты процесса

Плодами процесса контроля рисков являются выполнение всех антирисковых мероприятий согласно плану реагирования и соответствие результатов данного реагирования ожидавшимся, отсутствие неучтенных рисков, также своевременное изменение планов Процесс контроля проекта и его составляющие реагирования при появлении дополнительных рисков.


problemnoe-socialno-ekonomicheskoe-rajonirovanie-yaroslavskoj-oblasti-referat.html
problems-of-city-and-country-life.html
problemu-probok-zakatayut-v-asfalt-osushestvlenie-dorozhnoj-deyatelnosti-na-territorii-moskovskoj-oblasti.html